Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen handelt es sich um einen Megatrend, der Unternehmen dabei hilft, effizienter und entsprechend wettbewerbsfähiger zu werden. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen können zahlreiche Prozesse automatisiert und optimiert werden und die Entwicklung schreitet ständig voran. Ob es sich um die Integration eines CRM-Systems, IT-Self-Services für Mitarbeiter oder die Automatisierung der Lohnabrechnung handelt: Digitale Technologien bieten vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und zur Reduktion von Fehlerquellen. Diese Veränderungen tragen maßgeblich dazu bei, Kosten zu senken und die Produktivität im eigenen Unternehmen zu steigern.

Was sind digitalisierte Geschäftsprozesse und welchen Mehrwert bieten sie?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen umfasst die Umstellung von analogen Arbeitsabläufen auf digitale Systeme, mit dem Ziel, die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu steigern. Die Umstellung beginnt zunächst mit der Erfassung und Vereinheitlichung bestehender Prozesse, die oft noch in Papierform oder als individuelle Arbeitsweisen vorliegen. Mithilfe von Software werden diese Abläufe digital abgebildet und nach Möglichkeit weitestgehend automatisiert. Technologien wie Cloud Computing, Künstliche Intelligenz, mobile Anwendungen und spezialisierte Workflow-Softwares spielen hierbei eine zentrale Rolle.

Laut einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2017 erzielen Unternehmen mit digitalisierten Prozessen eine um 3,3 Prozent höhere Produktivität. Die Vorteile reichen von einer verbesserten Bonität bis hin zur Entlastung von Mitarbeitenden, was unter anderem das Risiko von Burnout reduziert. Digitalisierung ist somit ein wichtiger Schritt zur nachhaltigen Effizienzsteigerung in Unternehmen.

Praktische Beispiele für digitalisierte Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zeigt sich schon heute in vielen Bereichen des Unternehmensalltags. Hier sind einige konkrete Beispiele für die erfolgreiche Umsetzung digitalisierter Geschäftsprozesse:

• Integration eines CRM-Systems: Ein Customer Relationship Management-System optimiert die Verwaltung von Kundeninformationen und verbessert die Kundenbindung.
• IT-Self-Services für Mitarbeiter: Durch Self-Service-Portale können Mitarbeiter IT-Anfragen selbstständig und effizient abwickeln.
• Self-Checkout im Einzelhandel: Kunden scannen und bezahlen ihre Einkäufe eigenständig, was den Checkout-Prozess beschleunigt und das Personal auf der Fläche entlastet.
• Implementierung von Chatbots im Support-Bereich: Chatbots bieten rund um die Uhr Unterstützung für Kundenanfragen und verbessern den Kundenservice.
• Automatisierung der Lohnabrechnung: Softwarelösungen automatisieren die Lohnabrechnung, reduzieren Fehler und sparen Zeit.
• Digitale Lösungen für die Zeiterfassung: Elektronische Systeme zur Erfassung von Arbeitszeiten erleichtern das Zeitmanagement und die Abrechnung.

Betrachten wir nun die Automatisierung der Lohnabrechnung sowie die digitalen Lösungen für die Zeiterfassung genauer, um die damit verbundenen Vorteile aufzuzeigen.

Praxisbeispiel 1: Effiziente Lohnabrechnung durch moderne Softwarelösungen

Moderne Softwarelösungen können die Lohnabrechnung erheblich vereinfachen und automatisieren. Unternehmen haben grundsätzlich die Wahl, die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater auszulagern oder selbst eine Lohnsoftware dafür zu nutzen. Wer sich die externen Kosten ansieht, wird schnell feststellen, dass die Lohnsoftware besonders für kleine und mittlere Unternehmen eine attraktive Option darstellt. Die Auslagerung an den Steuerberater kostet im Monat schließlich rund zehn bis 20 Euro pro Lohn oder Gehalt eines Mitarbeiters und noch weitere Gebühren für die Anlage neuer Mitarbeiterkonten.

Mit einer Lohnsoftware lassen sich Gehaltsabrechnungen nach kurzer Einarbeitung schnell und einfach selbst erstellen. Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter bleibt der Preis der Software immer gleich und alle wichtigen Daten können automatisch in die Finanzbuchhaltung übertragen werden und so auch den Jahresabschluss erleichtern.

Praxisbeispiel 2: Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement

Eine lückenlose Erfassung der Arbeitsstunden ist sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter wichtig. Der Fokus liegt dabei auf Transparenz, fairer Entgeltabrechnung und flexiblem Abwesenheitsmanagement. Eine smarte Zeiterfassungssoftware ermöglicht es, Arbeitszeiten jederzeit und überall zu erfassen, etwa über Laptops oder mobile Geräte wie Smartphones und Tablets. Diese mobile Erfassung schafft eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Privatleben und führt dadurch zu einer Erhöhung der Arbeitszufriedenheit im Unternehmen.

Die digitale Zeiterfassung hat nichts mit Kontrolle, sondern mit Vertrauen zu tun und bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Sie ermöglicht unter anderem eine präzise und effiziente Verwaltung der Arbeitszeiten, reduziert administrative Aufgaben und minimiert Fehler. Automatisierte Berichte erleichtern die Erstellung von Lohnabrechnungen und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Die Zukunft der digitalisierten Geschäftsprozesse

Bei der Digitalisierung gilt: Das Gute ist der Feind des Besseren. In den nächsten Jahren wird die Digitalisierung von Geschäftsprozessen weiter voranschreiten und Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen werden zunehmend in Automatisierungsprozesse integriert, was eine noch präzisere und effizientere Prozesssteuerung ermöglicht. Blockchain-Technologie könnte für mehr Transparenz und Sicherheit in Transaktionen und Datenverarbeitung sorgen. Zudem werden Internet of Things (IoT)-Anwendungen die Vernetzung und Automatisierung in der Produktion und Logistik weiter vorantreiben.

Unternehmer sollten sich konstant mit diesen Themen befassen und auf dem Laufenden bleiben, um nicht den Anschluss zu verlieren. Dies ist bei Weitem kein Selbstzweck, sondern nötig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich einen möglichen Marktvorteil ihren Mitbewerbern gegenüber zu verschaffen, denen diese Technologien schließlich ebenfalls zur Verfügung stehen.